by Anna Dysert, Co-ordinator for Cataloguing and Metadata, Collections Services
La version française suit.
The former Osler Letter Index site served as a valuable resource for those wishing to explore correspondence to and from Sir William Osler. The Index has now officially been retired after having been transferred over to a new digital home: McGill’s Archival Collections Catalogue. This enhanced environment not only preserves the original functionality of the Index but also enriches it by allowing letter summaries and descriptions to live next to high resolution digital images of the original letters and documents. It also enables broader searching and contextual linking to other related materials across McGill collections and libraries.
A significant portion of the original Osler Letter Index was based on materials collected by Dr. Harvey Cushing, the pioneering neurosurgeon, medical historian, and friend and biographer of Sir William Osler. Cushing’s meticulous research culminated in the Pulitzer Prize-winning 1925 biography The Life of Sir William Osler. The documents he gathered during this process, including correspondence, biographical notes, and excerpts from journals and diaries, form the Harvey Cushing fonds (P417), housed at the Osler Library. Each letter collected in the Cushing fonds and previously accessible in the original Index was described with metadata about sender, recipient, date, and subject. In addition to the Cushing materials, the original Index site also included around 200 pieces of Osler correspondence drawn from other Osler Library archival fonds, including the William Osler Collection (P100), the Maude Abbott Collection (P111), and the Malloch Family Fonds (P107).
Today, the bulk of the letter descriptions from the former Osler Letter Index can be found in series 3 of the Harvey Cushing fonds. Descriptions of letters from the other fonds have been reintegrated into their respective archival contexts, ensuring that each item is properly situated within its original provenance: Maude Abbott Collection, William Osler Collection, Malloch Family Fonds. For the past three years, the McGill Libraries’ digitization team has been working to scan the entirety of the Cushing fonds. We’re pleased to report that digitization is now complete, with an impressive total of 17 boxes containing 7,609 letters and 15,446 pages scanned. This effort significantly enhances accessibility for scholars and the public alike. In addition to providing high-quality digital surrogates of the letters, searching precision is now improved as well. The Archival Collections Catalogue can search not only the metadata of the records, but also the textual printed content of the scanned letters and documents as well. A user can limit a search to just the text of a scanned digital object from the Advanced search page. Please do note, however, that only typewritten or printed text is searchable within digital objects, not handwritten text.
In parallel to this digitization project, McGill’s metadata and archival materials team has been diligently improving the quality of the records. Their work includes identifying additional correspondents and enriching biographical details, deepening the historical context and research value of the collection.
Another interesting feature provided by the new platform is the ability to export all letter and document descriptions into a structured data form like CSV (compatible with Excel). This allows for new possibilities of reuse and study of archival metadata. The completion of this website migration and digitization project marks a significant step forward in making the Harvey Cushing fonds more complete, useable, shareable, and searchable. We believe that it also carries forward the efforts of Cushing to document the life and work of his friend and mentor, Sir William Osler, offering students, researchers, and the public a deeper, more accessible view into the history of medicine and the lives that shaped it.
General search tips in the Archival Collections Catalogue
The Archival Catalogue features a Basic search bar that searches archival descriptions, authority records, subjects, and place names. Access the Advanced search view by clicking on Basic search bar along the top and navigating to the Advanced search to allow for more granular searching by field. A glossary of archival terminology and a video with tips for navigating McGill’s archival catalogue on YouTube are also available.
This article was originally published in the Osler Library Newsletter, No. 142 (Summer 2025).
Numérisation du fonds Harvey-Cushing : Manuscrits, métadonnées et histoire de la médecine
par Anna Dysert, coordonnatrice du catalogage et des métadonnées, Services des collections
Le site du répertoire de lettres Osler était une ressource précieuse pour quiconque souhaitait explorer la correspondance de sir William Osler. Ce répertoire vient d’être officiellement supprimé après avoir été transféré vers un nouvel emplacement numérique : le Catalogue des collections d’archives de McGill. Cet environnement amélioré préserve la fonctionnalité d’origine du répertoire de lettres et l’étend en permettant l’ajout d’images numériques haute résolution des lettres et documents originaux aux résumés et descriptions existantes. Il permet en outre d’effectuer des recherches plus larges et d’établir des liens contextuels avec d’autres documents des collections et des Bibliothèques de McGill.
Une partie importante du répertoire de lettres Osler était constituée de documents rassemblés par le Dr Harvey Cushing, pionnier de la neurochirurgie, historien de la médecine, ami et biographe de sir William Osler. Les recherches minutieuses du Dr Cushing ont abouti à la biographie The Life of Sir William Osler, publiée en 1925 et récompensée par un prix Pulitzer. Les documents rassemblés au cours du processus de rédaction de cet ouvrage (lettres, notes biographiques et extraits de journaux personnels) constituent le fonds Harvey-Cushing (P417), conservé à la Bibliothèque d’histoire de la médecine Osler. Les lettres du fonds Cushing précédemment accessibles dans le répertoire original étaient décrites par des métadonnées sur l’expéditeur, le destinataire, la date et l’objet. Outre les documents du Dr Cushing, le site original du répertoire de lettres comprenait environ 200 documents de William Osler provenant d’autres fonds d’archives de la Bibliothèque Osler : la collection William-Osler (P100), la collection Maude-Abbott (P111) et le fonds de la famille Malloch (P107).
Aujourd’hui, la plupart des descriptions de lettres provenant de l’ancien répertoire de lettres Osler se trouvent dans la série 3 du fonds Harvey-Cushing. Les descriptions des lettres provenant des autres fonds ont été réintégrées dans leurs contextes archivistiques respectifs, afin que chaque document soit correctement classé selon sa provenance : collection Maude-Abbott, collection William-Osler ou fonds de la famille Malloch. Au cours des trois dernières années, l’équipe de numérisation des Bibliothèques de l’Université McGill s’est affairée à numériser l’intégralité du fonds Cushing. Nous sommes heureux d’annoncer que cette numérisation, qui représente un total impressionnant de 17 boîtes contenant 7 609 lettres et 15 446 pages, est terminée. Ce travail améliore considérablement l’accessibilité pour les chercheuses et chercheurs, ainsi que pour le public. En plus de fournir des copies numériques de haute qualité des lettres, il bonifie la précision de la recherche. Dans le Catalogue des collections d’archives, on peut faire une recherche à partir des métadonnées des documents, mais aussi à partir du contenu textuel imprimé des lettres et des documents numérisés. L’utilisateur peut limiter sa recherche au texte d’un objet numérisé à partir de la page de recherche avancée. Il faut toutefois noter que cette recherche est limitée aux textes dactylographiés ou imprimés; elle ne porte pas sur les textes manuscrits.
Parallèlement à ce projet de numérisation, l’équipe chargée des métadonnées et des archives de McGill s’emploie à améliorer la qualité des documents. Son travail consiste notamment à trouver d’autres correspondants et à enrichir les renseignements biographiques, dans le but d’approfondir le contexte historique et de bonifier la valeur scientifique de la collection.
La nouvelle plateforme offre une autre fonction intéressante : la possibilité d’exporter toutes les descriptions de lettres et de documents dans un format de données structurées, comme CSV (compatible avec Excel). Cette capacité ouvre de nouvelles avenues pour la réutilisation et l’analyse des métadonnées d’archives. L’achèvement de ce projet de migration et de numérisation du site Web marque une avancée majeure, qui rend le fonds Harvey-Cushing plus complet, plus convivial, et plus facile à partager et à consulter. Nous pensons qu’il s’inscrit également dans la continuité des efforts déployés par Harvey Cushing pour documenter la vie et l’œuvre de son ami et mentor, sir William Osler, puisqu’il offre aux chercheuses et chercheurs, ainsi qu’aux membres de la population étudiante et du grand public, une image plus précise et plus accessible de l’histoire de la médecine et des vies qui l’ont façonnée.
Conseils pour la recherche dans le Catalogue des collections d’archives
Le Catalogue des collections d’archives comporte une barre de recherche simple qui permet de rechercher des descriptions d’archives, des notices d’autorité, des objets et des noms de lieux. Pour une recherche plus précise par champ, on accède à la fonction de recherche avancée en cliquant sur la barre de recherche simple en haut de la page et en sélectionnant l’option de recherche avancée. Le site renferme également un glossaire de la terminologie archivistique, et l’on trouve sur YouTube une vidéo qui explique comment s’y retrouver dans le Catalogue des collections d’archives de McGill.
Cet article a été publié à l’origine dans le Bulletin de la Bibliothèque Osler, no 142 (été 2025).
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