Raising the curtain on archives outreach, preservation & access

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Introduction and interview conducted by Jean-Marc Tremblay, Archivist & Records Management Administrator, McGill University Archives

McGill University Archives (MUA) had a very eventful summer. Firstly, the administrative offices of the archives moved from the sixth floor of the McLennan Library Building to join Rare Books and Special Collections on the fourth floor. All University Archives and Rare Books staff are now located within quick access of our shared reading room on the fourth floor to better serve our readers and other users.

Secondly, MUA’s website began a long overdue process of migrating to the McGill Web Management System. Our users will find the new platform aesthetically pleasing and user-friendly. Visit our new website at http://www.mcgill.ca/library/branches/mua

Most importantly, in late August, MUA welcomed a new Director & University Archivist, Yves Lapointe. Yves brings a rich history of experience to McGill, most notably from the Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Concordia University, HEC, UQAM and the Université de Montréal. His career spans both the realm of archives and records management. We spoke with Yves for this installment of the ROAAr newsletter to shine a light on his role and how MUA can benefit from change to grow and succeed.


Director & University Archivist, Yves Lapointe. Credit: Lauren Goldman

Director & University Archivist, Yves Lapointe. Credit: Lauren Goldman

What made you want to study archives and records management and what training do you need to do so?

I was working towards a BA in History doing research under the direction of Dr. Jean-Pierre Wallot, who was also National Archivist at the time. My research was on Montreal blacksmiths – how they worked, their tools, belongings, equipment, day-to-day work. I had to use inventories developed by notaries in the 1850s to get the information I needed. Those inventories, located in the archives revealed so much. As things evolved, I became more attracted to this newly-discovered field. I then decided to take a certificate in archival studies, followed by a two-year master’s degree in information science.

What is your role as McGill University Archivist?

From my perspective, there are two aspects to consider in my role as University Archivist. The Records Management functions are to establish the appropriate framework to ensure the University manages its information assets through their life cycle according to requirements and best practices. As University Archivist, my role is to make sure that the University preserves its documentary heritage as well as all the necessary and required records of our institution for future generations. As archivist, my role is also to make available and accessible the archival material for research purposes, exhibits, student learning etc.

What are some of the hot topics in archives and records management right now?

Outreach. We have the knowledge, experience and tools – we’re here to support the community. We need to be part of ongoing projects related to the management of information and to be key players in how information systems are developed or reviewed.

Other hot topics are preservation and access. While paper has been around for such a long time, we have to start managing electronic records. Electronic records have been accumulating for decades and we have yet to manage them in a comprehensive, simple way. Two of the biggest challenges are digital preservation and permanent retention.

A page from Humphrey’s draft of the Declaration of Human Rights. McGill University Archives, 1988-0102.01.1.T2

A page from Humphrey’s draft of the Declaration of Human Rights. McGill University Archives, 1988-0102.01.1.T2

What items in the MUA collection do you find particularly fascinating?

Since my arrival, I have been involved in several activities featuring some of our historical archives. Among them, the Paul-André Crépeau, Madeleine Parent, Douglas Hall,  Arvind Sharma and John Peters Humphrey Fonds. Human rights are very much on our mind as Canadians, and each of these fonds contributes in fundamental ways to our thinking. It is essential that we, as Canadians, return to these pivotal holdings to keep fresh in mind what we can learn from them.

What are some of your favourite historical photos?

I have been particularly struck by photos in the Madeleine Parent Fonds, which document her efforts to fight for women’s rights and labour relations between the 1950s and 1980s. Such activism was one of the topics addressed by Veronica Strong-Boag when she visited McGill recently to talk about suffrage in Canada.

What sorts of things will you be bringing out for McGill’s 200th?

Celebrating this milestone anniversary is a perfect opportunity for MUA to further develop partnerships and collaborate with the community. We are excited to work with the Principal’s Office and contribute to projects that will be visible to the whole university community. Our role is to support and guide units, Faculties and individual members of the McGill community in commemorating this anniversary. I don’t want to give too much away. Suffice it to say that we have plans of the campus in its very early stages where there are only six buildings, stables, a cricket ground, a croquet lawn and a band stand! Our holdings will be featured and used in many different projects; and we at ROAAr are also planning for this occasion. More to come to be sure!

What are some of your collections that overlap with treasures in the other ROAAr units?

The Norman Bethune papers come first to mind, but there are also complementarities in holdings related to World War 1, or Canadian architecture. Now that cross-country skiing season is soon to be upon us, let me say that RBSC has book materials from Jackrabbit Johannsen, and we have his papers or Fonds.

Canadian Officers’ Training Corps, McGill Contingent. McGill University Archives, PL0064041

Canadian Officers’ Training Corps, McGill Contingent. McGill University Archives, PL0064041

What is your vision of the future for the archives at McGill?

The MUA has great potential and we are being more proactive by building relationships and partnerships at various levels. A lot has happened in that short amount of time. It is very stimulating working with wonderful dedicated people, and I see a great deal of potential in various forms, collaborations, and projects. There are great, exciting challenges to come. One will be to increase visibility and awareness around records management. Another will be to take a bigger step into managing electronic records and moving away from paper management, especially now that 99% of documents are born digital. As for Archives, I would like to see us in projects where our material is being used to enhance interaction between past and present: think enhanced virtual reality, where users can interact with the past. I am convinced there can be ways of exploring our past with new technologies. Watch for archival material in collaborative and interactive chronology; and look out for it on social media and other platforms.


Lever du Rideau sur la diffusion, la préservation et l’accessibilité des archives

Introduction et entrevue par Jean-Marc Tremblay, archiviste et administrateur en gestion des documents

L’été a été très chargé aux Archives de l’Université McGill (MUA). Premièrement, les bureaux administratifs des archives ont quitté le sixième étage de l’édifice de la bibliothèque McLennan pour emménager au quatrième étage, dans les locaux des Livres rares et collections spécialisées. Tous les membres du personnel des archives et des livres rares occupent désormais des bureaux situés à une distance accessible de notre salle de lecture commune du quatrième étage, pour mieux desservir nos lecteurs et usagers.

Deuxièmement, prévu depuis longtemps, le processus de migration du site Web de MUA vers le système de gestion Web de McGill a commencé. Nos usagers trouveront la nouvelle plateforme esthétique et conviviale. Vous pouvez visiter notre nouveau site Web à l’adresse http://www.mcgill.ca/library/branches/mua

Événement encore plus important, MUA accueillait à la fin du mois d’août son nouveau directeur et archiviste universitaire, Yves Lapointe. Yves arrive à McGill avec une riche expérience qu’il a acquise surtout à Bibliothèque et Archives nationales du Québec, à l’Université Concordia, à HEC Montréal, à l’UQAM et à l’Université de Montréal. Il a fait carrière autant dans le domaine des archives que dans la gestion des documents. Pour cette rubrique de l’infolettre ROAAr, nous demandons à Yves de nous éclairer sur son rôle et de nous expliquer en quoi le changement peut favoriser la croissance et le succès de MUA.


Director & University Archivist, Yves Lapointe. Credit: Lauren Goldman

Directeur et archiviste universitaire, Yves Lapointe. Photo: Lauren Goldman

Qu’est-ce qui vous a motivé à étudier dans le domaine des archives et de la gestion des documents et quelles études faut-il faire?

Je faisais un baccalauréat en histoire et de la recherche sous la direction de M. Jean-Pierre Wallot, Ph. D., également archiviste national à l’époque. Ma recherche portait sur les forgerons de Montréal – leur façon de travailler, leurs outils, leurs biens, leur équipement et leur travail quotidien. J’ai dû utiliser des inventaires dressés par des notaires des années 1850 pour obtenir l’information dont j’avais besoin. J’ai puisé beaucoup d’information dans ces inventaires des archives. Au fil du temps, j’ai décidé de faire un certificat en études archivistiques, suivi d’une maîtrise de deux ans en science de l’information.

Quel est votre rôle en tant qu’archiviste à l’Université McGill?

Je vois deux aspects à mon rôle d’archiviste universitaire. Les fonctions de gestion des documents consistent à établir le cadre de travail approprié pour s’assurer que l’Université gère ses fonds de renseignements du début à la fin de leur cycle de vie, conformément aux exigences et meilleures pratiques. En tant qu’archiviste universitaire, mon rôle consiste à m’assurer que l’Université conserve son patrimoine documentaire de même que les documents de l’établissement dont les générations futures auront besoin. En tant qu’archiviste, mon rôle demande de rendre le matériel d’archives disponible et accessible aux fins de la recherche, des expositions, de l’apprentissage des étudiants, etc.

Quels sont actuellement les sujets brûlants dans le domaine des archives et de la gestion des documents?

La diffusion. Nous avons les connaissances, l’expérience et les outils nécessaires – nous sommes ici pour appuyer la collectivité. Nous devons participer à des projets continus liés à la gestion de l’information, et être des joueurs clés au fur et à mesure de l’élaboration ou de l’actualisation des systèmes d’information.

La préservation et l’accès sont aussi des sujets brûlants. Les imprimés sont là depuis longtemps, mais nous devons commencer à gérer les documents électroniques. Ceux-ci s’accumulent depuis des décennies et nous devons les gérer de façon globale et simple. La préservation numérique et la conservation permanente représentent deux des plus grands défis.

A page from Humphrey’s draft of the Declaration of Human Rights. McGill University Archives, 1988-0102.01.1.T2

A page from Humphrey’s draft of the Declaration of Human Rights. McGill University Archives, 1988-0102.01.1.T2

Quelles pièces de la collection de MUA trouvez-vous particulièrement fascinantes?

Depuis mon arrivée, j’ai participé à de nombreuses activités touchant nos archives historiques. Parmi elles, les Fonds Paul-André Crépeau, Madeleine Parent, Douglas Hall, Arvind Sharma et John Peters Humphrey. En tant que Canadiens, la question des droits de la personne nous préoccupe beaucoup et chacun de ces Fonds contribue de manière fondamentale à notre réflexion. Il est essentiel que nous, les Canadiens, revenions à ces ressources cruciales afin de nous rappeler ce qu’elles peuvent nous apprendre.

Quelles sont vos photos historiques préférées?

Des photos du Fonds Madeleine Parent ont particulièrement retenu mon attention, car elles documentent les efforts de cette activiste pour défendre les droits des femmes et les relations de travail dans les années 1950 à 1980. Cette forme d’activisme faisait partie des sujets abordés par Veronica Strong-Boag à l’occasion de sa visite récente à McGill pour parler de la question du suffrage au Canada.

Qu’est-ce que vous préparez pour le 200e anniversaire de McGill?

La célébration de cet anniversaire important est l’occasion idéale pour MUA de continuer à développer ses partenariats et de collaborer avec la communauté. Nous sommes ravis de travailler avec le bureau du principal et de contribuer à des projets qui seront visibles pour l’ensemble de la communauté universitaire. Notre rôle consiste à soutenir et guider les unités, les facultés et les membres individuels de la communauté mcgilloise pour souligner cet anniversaire. Je ne veux pas trop en dire à ce sujet. Je dirai simplement que nous avons des plans du campus à ses débuts, et qu’il n’y a que six immeubles, des étables, un terrain de criquet, un terrain de croquet et un kiosque à musique! Nos ressources seront mises à l’honneur et utilisées dans des projets, et ROAAr a également des plans pour l’occasion. Nous aurons certainement d’autres nouvelles bientôt.

Quelles collections chevauchent les trésors d’autres unités ROAAr?

Je pense toute de suite aux documents Norman Bethune, mais il y a également des complémentarités dans les ressources liées à la Première Guerre mondiale ou celles de l’architecture canadienne. La saison du ski de fond étant à nos portes, je peux vous dire que RBSC a des ouvrages de Jackrabbit Johannsen, et que nous avons les documents ou les Fonds de cet athlète.

Canadian Officers’ Training Corps, McGill Contingent, PL0064041. McGill University Archives

Corps-école d’officiers canadiens, contingent de McGill, Archives de l’Université McGill, PL0064041

Comment voyez-vous l’avenir des archives à McGill?

MUA offre un grand potentiel et nous nous montrons plus proactifs en établissant des relations et des partenariats à plusieurs niveaux. Il s’est passé beaucoup de choses en peu de temps. Il est très stimulant de travailler avec des gens merveilleusement dévoués, et je vois un énorme potentiel dans une variété de collaborations, de projets et de formes. De grands défis passionnants nous attendent. Nous devons nous assurer de rendre la gestion des documents plus visible et de mieux la faire connaître. Nous devons également faire de plus grands pas dans la gestion des documents électroniques et nous éloigner de la gestion des imprimés, surtout que 99 % des documents sont maintenant produits en format numérique. Quant aux Archives, j’aimerais que nous nous engagions dans des projets où notre matériel sert à améliorer l’interaction entre le passé et le présent : par exemple, penser « réalité virtuelle augmentée », pour permettre aux usagers d’interagir avec le passé. Je suis convaincu que les nouvelles technologies peuvent nous aider à explorer notre passé. Soyez à l’affût de matériel d’archives dans une chronologie collaborative et interactive et recherchez-le dans les médias sociaux et d’autres plateformes.

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