McGill University Collections Centre opens a new era for Quebec libraries

La version française suit.

By Stephanie Wereley, Internal Communications Officer, Communications and Institutional Relations. Originally published in the McGill Reporter on October 3, 2024. Used with permission.

Invited guests were treated to a behind-the-scenes tour of the McGill University Collections Centre (MUCC) in Salaberry-de-Valleyfield at its official opening Oct. 1.

In addition to being climate- and humidity-controlled and boasting LEED gold certification, the Centre is believed to be the only library system in the world using the revolutionary AutoStore© system, which features advanced robotics and a two-storey-high storage grid that dominates much of the building. The system is already used by two archives: the United Arab Emirate Archives and the FBI Archives.

The Centre’s state-of-the-art infrastructure opens a new era for Quebec libraries in the areas of collection preservation and sustainability.

More than a storage facility

Materials in the grid system. (Carlo Della Motta)

The new location is home to 2.38 million items – about 60 per cent of McGill University Libraries’ physical collection – and will serve as a new hub for book storage and retrieval. Requested items are delivered to campus libraries or to offices of faculty members with a one-day turnaround between request and delivery; the Centre itself is not open to library users.

“The McGill University Collections Centre is more than a storage facility,” said Guylaine Beaudry, Trenholme Dean of Libraries, McGill University. “It holds materials that have shaped our understanding of the world since McGill Libraries began collecting books in 1845.

“This transformational project ensures that this knowledge remains accessible to our community and users across the country and beyond – now and for generations to come.”

Space to be freed up on campus

The space freed up in the McGill Libraries will provide an opportunity to create more of the spaces students have been requesting.

“This newly available space will be transformed into user-focused areas, designed for service delivery, study and collaborative activities, creating diverse environments for students and scholars,” said Christopher Manfredi, Provost and Executive Vice-President (Academic).

Eventually, up to 450,000 items will make their way back to the downtown campus.

A celebration of success

Donor Donald Walcot and Interim Dean Collections Megan Chellew with MUCC robot. (Owen Egan)

The Centre has been operating since June and is processing up to 800 item requests per week. The grand opening event marked the culmination of a project many years in the making and provided an opportunity to thank the countless individuals who contributed to its success.

Special guests included McGill staff and administrators, the mayor of Salaberry-de-Valleyfield, as well as donors, stakeholders, and librarians from as far away as New Brunswick.

“It’s impossible to name all those who participated in this project,” said Beaudry in her closing statement. “Thank you, a thousand times over. Without you, this would not have been possible.”

Two donors were given the honour of naming three of the facility’s energy-efficient robots: Louise Robertson, retired McGill librarian, and Don Walcot, Immediate Past Chair of the Friends of the McGill Library, named the robots Roben, Donny, and Tommy, after loved ones.

The McGill University Collections Centre by the numbers

  • The Centre is 45,000 square feet.
  • It contains over 95,000 storage bins stacked two storeys high, served by six robots.
  • Delivery is available five days a week to library locations, and to faculty offices by request.
  • Five full-time staff members work at the Centre.
  • It took three years to review and prepare the 2.38 million items for transfer.
  • Moving the materials took 140 days.

Learn more about the McGill University Collections Centre.


Le Centre des collections de l’Université McGill lance une nouvelle ère pour l’entreposage et la distribution des livres des bibliothèques du Québec

Par Stephanie Wereley, agente d’information à l’interne, Communications et Relations institutionnelles. Publié à l’origine dans le McGill Reporter le 3 octobre 2024. Utilisé avec permission.

Quelques invités ont eu droit à une visite en coulisses du Centre des collections de l’Université McGill à Salaberry-de-Valleyfield lors de son ouverture officielle le 1er octobre.

En plus d’avoir recours à des méthodes de contrôle des températures et de l’humidité et de posséder la certification LEED Or, le Centre est possiblement l’unique système de bibliothèque au monde à utiliser le révolutionnaire système AutoStore©, employant des robots à la fine pointe et une grille de stockage d’une hauteur de deux étages qui occupe la majorité du bâtiment. Ce système est actuellement utilisé par deux archives : celles des Émirats arabes unis et celles du FBI.

L’infrastructure ultramoderne du Centre représente l’avènement d’une ère nouvelle pour les bibliothèques du Québec en matière de préservation des collections et de développement durable.

Plus qu’un simple entrepôt

Books in the grid seen from above.
Les matériaux dans le système de grille. (Carlo Della Motta)

La nouvelle installation abrite plus de 2,38 millions de documents, soit environ 60 pour cent de la collection physique des Bibliothèques de l’Université McGill, et sert de centrale d’entreposage et de distribution. Les documents demandés sont livrés aux bibliothèques du campus ou aux bureaux de certains départements en respectant des délais d’un jour entre la demande et la livraison, mais le Centre lui-même n’est pas ouvert aux usagers.

« Le Centre des collections de l’Université McGill est plus qu’un simple entrepôt », affirme Guylaine Beaudry, doyenne des bibliothèques et titulaire de la chaire Trenholme, Université McGill. « Il héberge des documents qui ont façonné notre compréhension du monde depuis l’époque où les Bibliothèques de McGill ont commencé leurs collections en 1845. »

« Ce projet garantit que ces connaissances demeurent accessibles à notre communauté et à d’autres usagers à travers le pays et le monde, pour les générations actuelles et futures. »

Libérer de l’espace sur les campus

L’espace libéré dans nos bibliothèques nous offre la possibilité de répondre aux demandes de nos étudiants pour certains espaces supplémentaires.

« Les zones libérées seront transformées en aires axées sur l’usager pour nos étudiants et chercheurs, conçues pour favoriser les services, l’étude et les activités de collaboration dans des environnements diversifiés », explique Christopher Manfredi, provost et vice-recteur principal aux études.

Avec le temps, jusqu’à 450 000 documents retourneront sur le campus au centre-ville.

Une réussite à célébrer

Donateur Donald Walcot et la directrice par intérim des collections Megan Chellew avec un robot CCUM. (Owen Egan)

Le Centre est en fonction depuis juin, et il traite jusqu’à 800 demandes par semaine. Son inauguration a marqué l’aboutissement d’un projet de plusieurs années et a été l’occasion de remercier d’innombrables personnes qui ont contribué à sa réussite.

Parmi les invités spéciaux de cet événement, on comptait des employés et administrateurs de McGill, le maire de Salaberry-de-Valleyfield, et plusieurs donateurs, partenaires et bibliothécaires venant d’aussi loin que le Nouveau-Brunswick.

« C’est impossible de nommer toutes les personnes qui ont participé à ce projet », a déclaré Mme Beaudry dans son discours de clôture. « Mais je vous remercie toutes et tous, mille fois. Sans vous, rien de tout cela n’aurait été possible. »

Deux de nos donateurs ont eu l’honneur de nommer trois des robots écoénergétiques de l’installation. Louise Robertson, bibliothécaire de McGill retraitée, et Don Walcot, précédent président des Amis de la Bibliothèque de McGill, ont choisi les noms Roben, Donny et Tommy, en hommage à des proches.

Le Centre des collections de l’Université McGill en chiffres

  • La superficie du Centre est de 4 180 mètres carrés (45 000 pi2).
  • Il contient plus de 95 000 bacs, empilés sur une hauteur de deux étages et manipulés par six robots.
  • Les livraisons sont faites cinq jours par semaine vers les bibliothèques et les bureaux de certains départements.
  • Le Centre emploie actuellement cinq personnes à temps plein.
  • Il a fallu trois ans pour examiner et préparer les 2,38 millions de documents transférés.
  • La relocalisation des documents s’est étalée sur 140 jours.

Apprenez-en plus sur le Centre des collections de l’Université McGill.

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